Wat is ESM?

De Employee Safety Manager is een online registratie- en bestelsysteem dat op individueel niveau registreert welke persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) worden aangeschaft, wanneer ze moeten worden vervangen en welk budget voor elke individuele werknemer is uitgetrokken.

Be compliant

Volgens de Europese PBM verordening 2016/425 moeten werkgevers regelmatig een Risico analyse uitvoeren. Indien daaruit komt dat persoonlijke beschermingsmiddelen nodig zijn voor bepaalde werkzaamheden, moet de werkgever adequate middelen ter beschikking stellen en zorgen voor tijdige vervanging. 
Door vooraf vast te stellen welke PBM er door de medewerker kunnen worden aangekocht via het bestelsysteem, zorg je ervoor dat medewerkers altijd PBM tot hun beschikking hebben die voldoen aan de wet- en regelgeving en aan jullie eisen als werkgever.

Op maat ingericht

Bij het actualiseren van de Employee Safety Manager voor jouw organisatie geef je aan welke producten in jullie assortiment passen en wij regelen dit digitaal in. Zo vallen de bestellingen binnen de door jullie vooraf opgegeven specificaties. Dit geldt bijvoorbeeld voor jullie eigen bedrijfswerkkleding met het juiste logo. Voor veiligheidsbrillen geldt bovendien dat een actief monitor systeem zorgt dat de bril binnen de door jou opgegeven eisen valt en checkt of de veiligheidsbril aan de EN 166:2001 voldoet. 
 
Het platform geeft inzicht in wie welke producten in bezit heeft, of deze voldoen aan de door jou gestelde eisen, of deze aan vervanging toe zijn en of de producten ook daadwerkelijk zijn besteld. Dit geldt zowel voor kledingpakketten die medewerkers thuis online kunnen bestellen als brillen en gehoorbescherming die, of bij jullie op locatie, of bij een opticien of audicien in de buurt, aangemeten worden. 

Op zoek naar een opticien, audicien of een servicepunt voor orthopedische aanpassingen? Bekijk dan de servicepunten.

In het geval van brillen, vult de gekozen opticien, zodra de bril is aangemeten, de gegevens aan in de Employee Safety Manager en zet de bestelling door. Bij het ingeven van de metingen in het systeem, geeft de ingevoerde profiel selectie in de Employee Safety Manager alleen de beschikbare montuurvariaties weer binnen de door jullie opgegeven randvoorwaarden. Bovendien waarschuwt het systeem als lenssterkte in combinatie met lensmateriaal én montuur niet voldoen aan Europese Veiligheidsnormen. Hierdoor kunnen medewerkers en opticiens geen ‘verkeerde’ bestellingen plaatsen. 

Pasmodellen van de geselecteerde brillen kunnen we beschikbaar maken bij de geselecteerde opticiens. 

Jij behoudt een volledig overzicht van alle bestellingen, de geleverde producten en je kunt de status van bestellingen volgen. Indien gewenst kun je zelfs de digitale flow met een elektronisch goedkeuringsproces aanzetten. 

Kostenbesparing

De Employee Safety Manager zorgt ervoor dat je kosten bespaart. Zo worden er voor en/of door medewerkers namelijk geen onnodige PBM besteld welke op de plank belanden. Tevens kun je het aantal bestelmomenten bepalen, waardoor bijvoorbeeld bijkomende kosten als order- en pakketkosten worden beperkt. Daarnaast bespaar je tijd en geld doordat je gebruik kunt maken van één efficiënt bestel-, registratie en uitgifte systeem. 

Inzicht

Door gebruik te maken van de Employee Safety Manager krijg jij meer inzicht in de aanschaf en vervanging van de benodigde PBM op individueel niveau. 

De Employee Safety Manager bevat een duidelijke registratie per persoon, wat kan helpen bij het toekennen van bijvoorbeeld een kostenplaats. Het behoeft minder handelingen dan papieren opdrachtbonnen en maakt de administratie snel secuurder. Gegevens zijn eenvoudig te raadplegen, bijvoorbeeld wanneer iemand voor het laatst een bril heeft besteld en dus ook wanneer deze aan vervanging toe is. De Employee Safety Manager vervangt papieren processen en bespaart daarmee geld en tijd. 

Daarnaast geeft het dashboard jou inzicht in management rapportages op bedrijfs-, afdelings- en individueel niveau. Bovendien kun je met de Employee Safety Manager gemakkelijk budgetteren en beschikt over een forecasting mogelijkheid. Jullie kennen het aantal medewerkers en het toegekende budget. 

Verder krijg je ook inzicht in afwijkende gevallen. Zo zie jij in één oogopslag welke medewerkers en/of afdelingen bovengemiddeld of juist minder besteden aan veiligheid. 

Samengevat helpt de ESM jou en jouw organisatie compliant te zijn, de veiligheid van jullie medewerkers te verhogen en jullie totale kosten te verlagen.